Demande initiale
Réduire le bruit dans les BU Richter et Sciences afin d’améliorer la satisfaction des usagers et les conditions de travail des agents.
Résultats de l’enquête de terrain
Le bruit est une conséquence : il révèle un décalage entre les espaces proposés (organisés par collections/disciplines) et les usages réels des étudiants.
Les besoins de travail en groupe sont massifs (jusqu’à ⅔ des rendus sont à faire en groupe pour certaines filières), mais les salles dédiées sont trop peu nombreuses, uniquement sur réservation et contraignantes.
Les règles de vie sont mal connues : les consignes ne sont pas claires et chacun se comporte selon son
« bon sens ».
Le climat est parfois conflictuel : les agents se sentent réduits à « faire la police », sans reconnaissance ni écoute.
La « culture BU » s’est perdue avec le Covid : trois ans d’accès restreint ont interrompu la transmission implicite des codes entre usagers.
Le rôle des agents évolue fortement avec le numérique, entraînant une perte de sens pour certains.
Reformulation post-enquête
Réorganiser et adapter les espaces aux manières de travailler effectives des étudiants.
Rendre explicites les usages et comportements attendus au sein des BU, pour apaiser les relations et fluidifier les interactions.
Extraits des ateliers de co-création rassemblant des agents et des étudiants en BU Richter et BU Sciences. Au total, 6 ateliers de 4 heures chacun ont été réalisés pour imaginer des solutions face aux enjeux identifiés.
Outils utilisés durant les ateliers : Personæ, UX Maps, supports conçus pour stimuler l’imagination.
Enjeux identifiés
Garantir des conditions d’étude adaptées aux différents besoins (travail en groupe, individuel, silencieux).
Réinstaurer une ambiance calme et propice au travail.
Garantir de bonnes conditions de travail pour les agents.
Redonner du sens et de la lisibilité au rôle des BU dans le quotidien étudiant.
Apaiser les relations agents–étudiants.
Expérimentation du principe de Salle de Travail Partagée au printemps 2025 : un espace dédié aux travaux de groupe sans conditions spécifiques d’accès. Un affichage réalisé par le pôle Événement et Communication explique les comportements attendus, et une enquête réalisée quotidiennement par les agents permet de recueillir le ressenti des usagers après usage. Le dispositif est par la suite renommé Espace Groupes pour les BU Richter et Sciences.
Un projet co-piloté
Pilotage et co-pilotage
Pilotage UX : phase d’empathie, de définition et d’idéation.
Co-pilotage UX / Service des Services aux Publics (SSP) : phase de prototypage et phase de test.
Pilotage SSP, accompagnement UX : phase d’implémentation (en lien avec des prestataires pour certains volets techniques et matériels).
Services impliqués dans le projet
Service des Collections Documentaires
Bureau Évènements et Communication
Bureau des Équipements Numériques
Services mobilisés pour les temps d’intelligence collective
Service des Services aux Publics
Service des Collections Documentaires
Service Science Ouverte et Accompagnement à la Recherche
Service Formation des Usagers aux Compétences Informationnelles
Bureau Évènements et Communication
Bureau des Équipements Numériques
Supervision
Suivi et validation de l’ensemble des étapes par l’équipe de Direction du SCD.
EXpériences acquises
Porter un projet systémique : transformer une problématique de bruit en une réflexion globale sur les usages, les espaces et les relations au sein des BU.
Faire dialoguer les métiers : collaborer avec des agents de tous horizons, en créant des ponts entre expertises et en fédérant les énergies autour d’objectifs communs.
Transformer la complexité en actions : traduire des données sensibles et des besoins contradictoires en scénarios d’usage concrets et activables par l’institution.
Calendrier du BRUIX sous le prisme du Design Thinking
Empathie
(Janv-Avril 2024)
Entretiens usagers (23)
Cartes d’atmosphères
sonores (42)
Observations
Analyse + Restitution
Définition
(Avril-Juin 2024)
Insights
Identification des besoins
Personæ + UX Maps
Grands axes de projet
Idéation
(Été-Sept 2024)
Préparation des outils d’atelier
6 ateliers de co-création (agents + étudiants)
Hiérarchisation des idées
Prototypage
(Oct-Dec 2024)
Scénarios d’usage
Co-tri avec le service des Services aux publics (SSP)
Validation par la Direction
(2 pistes retenues)
Test
(Janv-Mai 2025)
Groupe de travail menés avec des agents
Expérimentation des Espaces Groupes
Médiation / receuil des retours usagers
Ajustements
Implémentation
(Juin-Dec 2025)
Cahiers des charges + marchés publics
Expertise acoustique (prestataire externe)
Mobilier + signalétique (prestataires externes)
Livraison des aménagements
« Le design nous a apporté une méthode qu’on n’avait pas : analyser en profondeur les usages, mettre autour de la table étudiants et agents, et transformer ça en pistes concrètes. Ça a donné une nouvelle dynamique à nos manières de travailler ! »
Charlotte, cadre du SSP
« On ne s’était jamais vraiment demandé pourquoi la BU était organisée comme ça. Avec les ateliers, j’ai compris que nos habitudes de travail pouvaient vraiment influencer l’espace. »
Maxime, étudiant en Master
PROJET
BRUIX : QUAND LE BRUIT CACHE UN CONFLIT D’USAGES EN BIBLIOTHÈQUE UNIVERSITAIRE
JANVIER 2024-FIN D’ANNÉE 2025
LIVRAISON DU PROJET FIN 2025
Images issues des ateliers de co-création agents-étudiants (2024).
Contexte
Dans les bibliothèques universitaires (BU Richter et BU Sciences) de Montpellier, le bruit était devenu insupportable pour les étudiants comme pour les agents. Mon enquête a montré qu’il n’était pas seulement une question d’acoustique, mais le symptôme d’un décalage entre espaces et usages réels, amplifié par la période post-Covid.
Grâce à la confiance de la direction, le projet a pris une ampleur inédite : il s’est étendu aux 12 BU et a mobilisé plus de 100 agents et étudiants pour co-concevoir deux solutions phares — des espaces de travail en groupe accessibles librement et une signalétique d’usages commune.
Image de la BU Richter.
(issue de : https://bibliotheques.edu.umontpellier.fr/)
Image de la BU Sciences.
(issue de : https://bibliotheques.edu.umontpellier.fr/)
Demande initiale
Réduire le bruit dans les BU Richter et Sciences afin d’améliorer la satisfaction des usagers et les conditions de travail des agents.
Résultats de l’enquête de terrain
Le bruit est une conséquence : il révèle un décalage entre les espaces proposés (organisés par collections/disciplines) et les usages réels des étudiants.
Les besoins de travail en groupe sont massifs (jusqu’à ⅔ des rendus sont à faire en groupe pour certaines filières), mais les salles dédiées sont trop peu nombreuses, uniquement sur réservation et contraignantes.
Les règles de vie sont mal connues : les consignes ne sont pas claires et chacun se comporte selon son
« bon sens ».
Le climat est parfois conflictuel : les agents se sentent réduits à « faire la police », sans reconnaissance ni écoute.
La « culture BU » s’est perdue avec le Covid : trois ans d’accès restreint ont interrompu la transmission implicite des codes entre usagers.
Le rôle des agents évolue fortement avec le numérique, entraînant une perte de sens pour certains.
Reformulation post-enquête
Réorganiser et adapter les espaces aux manières de travailler effectives des étudiants.
Rendre explicites les usages et comportements attendus au sein des BU, pour apaiser les relations et fluidifier les interactions.
Extraits des ateliers de co-création rassemblant des agents et des étudiants en BU Richter et BU Sciences. Au total, 6 ateliers de 4 heures chacun ont été réalisés pour imaginer des solutions face aux enjeux identifiés.
Outils utilisés durant les ateliers : Personæ, UX Maps, supports conçus pour stimuler l’imagination.
Enjeux identifiés
Garantir des conditions d’étude adaptées aux différents besoins (travail en groupe, individuel, silencieux).
Réinstaurer une ambiance calme et propice au travail.
Garantir de bonnes conditions de travail pour les agents.
Redonner du sens et de la lisibilité au rôle des BU dans le quotidien étudiant.
Apaiser les relations agents–étudiants.
Propositions concrètes
Une signalétique d'usages pour réduire les malentendus : Création d'un système complémentaire à la signalétique directionnelle, spécifiquement conçu pour clarifier les comportements attendus dans chaque espace.
Des espaces de travail adaptés aux besoins des étudiants : Aménagement d'espaces de collaboration accessibles sans réservation, pour répondre aux usages réels des usagers.
Un accompagnement des agents pour fluidifier la médiation : Déploiement d'un programme de prise en main des nouvelles attentes, via différents outils (visio, carnet de bord, présentation), pour faciliter leur rôle auprès des étudiants.
Points d’attention
Le bruit n’est pas lié qu’aux usagers : les contraintes structurelles des bâtiments sont un autre paramètre (par exemple, la BU Médecine-Upm possède 300 places pour plus de 5500 étudiants en Santé).
Certaines décisions peuvent être influencées
par des normes et enjeux politiques.
Expérimentation du principe de Salle de Travail Partagée au printemps 2025 : un espace dédié aux travaux de groupe sans conditions spécifiques d’accès. Un affichage réalisé par le pôle Événement et Communication explique les comportements attendus, et une enquête réalisée quotidiennement par les agents permet de recueillir le ressenti des usagers après usage. Le dispositif est par la suite renommé Espace Groupes pour les BU Richter et Sciences.
Un projet co-piloté
Pilotage et co-pilotage
Pilotage UX : phase d’empathie, de définition et d’idéation.
Co-pilotage UX / Service des Services aux Publics (SSP) : phase de prototypage et phase de test.
Pilotage SSP, accompagnement UX : phase d’implémentation (en lien avec des prestataires pour certains volets techniques et matériels).
Services impliqués dans le projet
Service des Collections Documentaires
Bureau Évènements et Communication
Bureau des Équipements Numériques
Services mobilisés pour les temps d’intelligence collective
Service des Services aux Publics
Service des Collections Documentaires
Service Science Ouverte et Accompagnement à la Recherche
Service Formation des Usagers aux Compétences Informationnelles
Bureau Évènements et Communication
Bureau des Équipements Numériques
Supervision
Suivi et validation de l’ensemble des étapes par l’équipe de Direction du SCD.
EXpériences acquises
Porter un projet systémique : transformer une problématique de bruit en une réflexion globale sur les usages, les espaces et les relations au sein des BU.
Faire dialoguer les métiers : collaborer avec des agents de tous horizons, en créant des ponts entre expertises et en fédérant les énergies autour d’objectifs communs.
Transformer la complexité en actions : traduire des données sensibles et des besoins contradictoires en scénarios d’usage concrets et activables par l’institution.
Calendrier du BRUIX sous le prisme du Design Thinking
Empathie
(Janv-Avril 2024)
• Entretiens usagers (23)
• Cartes d’atmosphères
sonores (42)
• Observations
• Analyse + Restitution
Définition
(Avril-Juin 2024)
• Insights
• Identification des besoins
• Personæ + UX Maps
• Grands axes de projet
Idéation
(Été-Sept 2024)
• Préparation des outils d’atelier
• 6 ateliers de co-création (agents + étudiants)
• Hiérarchisation des idées
Prototypage
(Oct-Dec 2024)
• Scénarios d’usage
• Co-tri avec le service des Services aux publics (SSP)
• Validation par la Direction
(2 pistes retenues)
Test
(Janv-Mai 2025)
• Groupe de travail menés avec des agents
• Expérimentation des Espaces Groupes
• Médiation / receuil des retours usagers
• Ajustements
Implémentation
(Juin-Dec 2025)
• Cahiers des charges + marchés publics
• Expertise acoustique (prestataire externe)
• Mobilier + signalétique (prestataires externes)
• Livraison des aménagements
« Le design nous a apporté une méthode qu’on n’avait pas : analyser en profondeur les usages, mettre autour de la table étudiants et agents, et transformer ça en pistes concrètes. Ça a donné une nouvelle dynamique à nos manières de travailler ! »
Charlotte, cadre du SSP
« On ne s’était jamais vraiment demandé pourquoi la BU était organisée comme ça. Avec les ateliers, j’ai compris que nos habitudes de travail pouvaient vraiment influencer l’espace. »
Maxime, étudiant en Master
Enjeux identifiés
Garantir des conditions d’étude adaptées aux différents besoins (travail en groupe, individuel, silencieux).
Réinstaurer une ambiance calme et propice au travail.
Garantir de bonnes conditions de travail pour les agents.
Redonner du sens et de la lisibilité au rôle des BU dans le quotidien étudiant.
Apaiser les relations agents–étudiants.
Propositions concrètes
Une signalétique d'usages pour réduire les malentendus : Création d'un système complémentaire à la signalétique directionnelle, spécifiquement conçu pour clarifier les comportements attendus dans chaque espace.
Des espaces de travail adaptés aux besoins des étudiants : Aménagement d'espaces de collaboration accessibles sans réservation, pour répondre aux usages réels des usagers.
Un accompagnement des agents pour fluidifier la médiation : Déploiement d'un programme de prise en main des nouvelles attentes, via différents outils (visio, carnet de bord, présentation), pour faciliter leur rôle auprès des étudiants.
Points d’attention
Le bruit n’est pas lié qu’aux usagers : les contraintes structurelles des bâtiments sont un autre paramètre (par exemple, la BU Médecine-Upm possède 300 places pour plus de 5500 étudiants en Santé).
Certaines décisions peuvent être influencées
par des normes et enjeux politiques.
