PROJET
BRUIX : LES ESPACES GROUPES
MISE EN PLACE PROGRESSIVE — 2025
Ce projet fait partie des 3 axes du bruix
adapter
EXPLICITER
À découvrir bientôt !
ACCOMPAGNER
À découvrir bientôt !
contexte du projet
Le projet de l'Espace Groupe est né des étapes initiales du design thinking BRUIX. J'ai piloté la phase d'identification des besoins et d'idéation, incluant l'organisation et l'animation des ateliers de
co-création qui ont fait émerger ce concept.
Par la suite, j'ai co-piloté la phase de prototypage (définition des règles d'usage et mise en place de la phase de test) avec le Service des Services aux Publics (SSP).
Le pilotage final de l'implémentation et de la pérennisation du projet a été assuré par le SSP, dont les responsables de bibliothèques.
CONST
ATS
CONSTATS
L'insuffisance d'espaces de travail collaboratif adaptés et la confusion des usages génèrent un double conflit dans la BU, dégradant la tranquillité d'étude et l'efficacité des interventions des agents.
D'une part, le nombre réduit de salles réservables force les groupes de travail (nécessaires pour les travaux universitaires) à s'installer dans les zones calmes. D'autre part, le manque de clarté sur les usages tolérés conduit d'autres usagers à considérer les espaces d'étude comme des zones de pause et d'échanges bruyants, perturbant ainsi de manière chronique l'environnement de travail de la majorité.
avant
BU SCIENCES :
de la salle D à
l'espace groupes
après
objectifs
Désamorcer le conflit d'usage et réduire le bruit : offrir une zone tampon dédiée au travail collaboratif afin de préserver les espaces d'étude individuelle et d'améliorer significativement le climat sonore général de la BU.
Améliorer l'efficacité opérationnelle des agents : fournir aux personnels un espace alternatif et adapté pour réorienter les groupes bruyants, renforçant ainsi leur capacité à faire respecter le règlement en limitant les tensions avec les usagers.
étapes de
conception
Diagnostic & Problématisation
Identification
Enquêtes de terrain pour confirmer la double origine du bruit (groupes + confusion des usages).
Co-création & Idéation
Génération
Ateliers avec les usager ayant mené à l'idée d'un Espace Groupes en libre-accès.
Groupe de travail mené avec des agents inter-services pour définir les règles d’usage de l’espace.
Prototypage & Test Itératif
Validation
Expérimentation d'un mois (signalétique temporaire et règles d'usage) pour mesurer l'impact.
Mise à contribution des agents pour reccueillir les retours usagers grâce à des fiches d’observations.
Pérennisation & Déploiement
Mise en œuvre
Succès du test entraînant la pérennisation par des aménagements durables (mobilier adapté, réorganisation spatiale).
enjeux
Arbitrage de l'espace physique : concevoir un aménagement flexible et optimal dans un espace existant, souvent contraint, tout en garantissant un environnement propice à la collaboration pour des groupes.
Gestion du libre-accès et des flux : mettre en place des conditions d'usage claires et s’assurer que les usagers s’acculturent aux changements.
Alignement avec la mission de la BU : s'assurer que le nouvel espace, bien que dédié au groupe, reste perçu comme un lieu de travail sérieux et non comme une zone de loisir.
spécificités et
contraintes par lieu
BU Sciences : formalisation
d'un usage existant
La problématique de bruit à la BU Sciences était généralisée (paliers, sas, escaliers), mais concentrée sur la salle D, déjà informellement identifiée par les usagers pour le travail de groupe.
En contraste, les salles A, B et C conservaient leur vocation calme ou silencieuse. L'expérimentation de l'Espace Groupes a consisté à officialiser et encadrer l'usage bruyant de la salle D, transformant un « débordement » officieux en un service organisé.
Le choix de la salle D a permis de canaliser les flux sans perturber les zones de silence établies.
BU Richter : rééquilibrage des flux et transformation spatiale
À la BU Richter, le bruit provenait principalement du niveau 3B. L'enjeu majeur était de rééquilibrer la fréquentation en orientant les groupes vers le niveau 0B, réputé moins fréquenté.
L'Espace Groupes a été implanté au niveau 0B, dans les Salles Babel et Vie Active. Contrairement à Sciences, cet espace était auparavant majoritairement dédié au travail individuel et calme.
L'expérimentation a donc impliqué une transformation explicite de l'usage initial de l'espace, visant à préserver la sérénité du niveau 3B et des étages supérieurs.
Focus sur la BU Sciences :
Transformer l'Usage Officieux
Problème Spatial et Conflit
La BU Sciences est répartie sur deux plateaux ouverts (Palier 0 : Salle A - Silence, Salle B ; Palier 1 : Salle C, Salle D).
Conflit d'usage : La Salle D était déjà officieusement identifiée comme le lieu de travail en groupe.
Conséquence : Les étudiants en mathématiques, dont les collections principales se trouvaient en Salle D, étaient fortement désavantagés par le bruit, certains désertant la BU.
Enjeu : Transformer un usage conflictuel non régulé en un service officiel.
Solution et mise en œuvre (aménagement et fonctionnement)
Face à ce constat, la décision a été prise d'officialiser la Salle D comme Espace Groupes (plutôt que de choisir le RDC) en menant plusieurs actions coordonnées :
Réaménagement des Collections : le Service des Collections a procédé à une épuration massive en déplaçant les collections spécifiques (celles des mathématiques) vers des zones calmes. La Salle D abrite désormais seulement les collections « secondaires », non prioritaires pour un cursus spécifique.
Rafraîchissement et mobilier : la salle a bénéficié d'un rafraîchissement (sol et peintures) et d'un réaménagement complet. Achat de mobilier adapté pour accueillir des groupes de deux, quatre et six personnes.
Suppression des sources de bruit : les espaces Détente du Palier 1 ont été supprimés car ils généraient des nuisances sonores non maîtrisées.
SOUTIEN OPÉrationel et médiation
L'organisation interne a été ajustée pour garantir la réussite du nouvel espace :
Banque d'accueil révisée : l'ancienne banque d'accueil du Palier 1 a été remaniée et déplacée près de l'entrée pour permettre une intervention de l'agent plus rapide en cas de bruit.
Emploi posté pérennisé : un nouvel emploi posté a été créé et pérennisé au Palier 1 pour accompagner l'usage de groupe et assurer une médiation active.
Focus sur la BU RICHTER :
Rééquilibrer les Flux, Pacifier les Usages
Problème Spatial et Conflit
La BU Richter, caractérisée par une forte capacité d'accueil (1300 places) et des plateaux ouverts sur quatre niveaux, a vu émerger une problématique majeure d'occupation de l'espace. De plus, son architecture en plateaux ouverts (sur 4 niveaux) favorise la propagation du bruit.
Conflit d'usage : Le 3B (collections Économie et Gestion) était investi officieusement comme espace de travail en groupe. Cette situation créait une opposition directe entre le besoin impératif de collaboration (pour certains cursus) et la nécessité de calme absolu (pour les étudiants comme ceux de Droit).
Conséquence : le travail de groupe générait des nuisances sonores importantes qui se propageaient vers le plateau inférieur (2B), impactant négativement la concentration des usagers. L'usage non régulé entraînait des tensions significatives et des conflits récurrents entre les usagers et les agents, nécessitant une intervention fréquente du personnel.
Enjeu : Décongestionner la zone sensible du 3B en créant une solution adaptée ; Résoudre les conflits et rétablir un environnement de travail serein, en transformant un usage spontané et problématique en un service officiel et régulé.
Solution et mise en œuvre (aménagement et fonctionnement)
Le RDC de la BU étant moins utilisé, une stratégie de délocalisation a été mise en œuvre pour pacifier le 3B :
Nouvelle localisation : l'Espace Groupes a été officiellement installé au RDC, dans l’ancienne salle Babbel/Vie Active. Le choix s'est porté sur cet espace, car il est naturellement plus clos et proche des services annexes (cafétéria), permettant l'isolement du bruit. De plus, il accueille des collections « secondaires » (orientation professionnelle), minimisant l'impact sur les collections principales et ne nécessitant pas de réaménagement des collections.
Modifier l'attachement des usagers : le 3B est un étage prisé pour sa lumière naturelle et sa vue imprenable, le RDC est moins investi par les usagers.
Défi supplémentaire : contrairement à la BU Sciences, la BU Richter a bénéficié d’une refonte de sa signalétique directionnelle récente. Le nouvel espace devait pouvoir s’intégrer sans occasionner trop de bouleversements sur les supports existants.
SOUTIEN OPÉrationel et médiation
Pour garantir l'adoption du nouvel espace et la résolution des conflits au 3B, une action humaine soutenue a été essentielle.
Travail de médiation intense : les agents ont mené un effort de médiation considérable pour accompagner et réorienter activement les usagers vers le nouvel espace au RDC.
Accompagnement du changement : ce rôle d'accompagnement a été crucial pour modifier l'habitude et garantir la légitimité de la nouvelle organisation spatiale.
expérimentation (avril 2025)
Déploiement des Salles de Travail Partagé (Espaces Groupes) sur le mois d’avril 2025 (BU Sciences et Richter)
L’espace est en libre-accès avec un affichage des comportements attendus (réalisé par le bureau Évènement et Communication), en support de la médiation réalisée par les agents. L’expérience et les retours usagers sont évalués quotidiennement par les agents à l’aide de fiches pré-remplies.
outils & organisation
Choix volontaire d’une période de haute fréquentation.
Analyse et relevés sonométriques en amont du lancement puis 2 fois par jour.
Élaboration d’un fichier d’éléments de langage à exploiter selon les situations rencontrées, à destination des agents.
Réorganisation des plannings d’accueil et ajout d’un emploi posté en BU Sciences pour garantir une médiation optimale vers les usagers.
Récolte des retours usagers par voies multiples : questionnaire en ligne Lime Survey, grilles d’entretiens, cahier d’observations, etc.
résultats de
l’expérimentation
Pertinence du service confirmée : le concept de Salle de Travail Partagé (renommé par la suite Espace Groupes) a été globalement bien accueilli, validant son intégration durable à l'offre.
Effet paradoxal sur l'acoustique : le fait d'autoriser la parole a eu tendance à entraîner une accalmie dans l'Espace Groupe, dont le niveau sonore s'est révélé inférieur aux débordements antérieurs.
Division des grands groupes : l'encadrement a provoqué la disparition des groupes de 6 et plus, confirmant la taille idéale des futurs aménagements (2-6 personnes).
Résistance au changement : l'adoption par certains usagers a été lente, soulignant la nécessité d'une médiation multiforme et durable au-delà de la seule mise à disposition du service (voir l’axe EXPLICITER).
Défis de la médiation interne : l’expérimentation a révélé le besoin de renforcer la formation et la confiance des agents dans leur rôle de médiateur pour assurer l'efficacité à long terme (voir l’axe ACCOMPAGNEMENT).
PROJET
BRUIX : LES ESPACES GROUPES
MISE EN PLACE PROGRESSIVE — 2025
Ce projet fait partie des 3 axes du bruix
ADAPTER
EXPLICITER
À découvrir bientôt !
ACCOMPAGNER
À découvrir bientôt !
contexte du projet
Le projet de l'Espace Groupe est né des étapes initiales du design thinking BRUIX. J'ai piloté la phase d'identification des besoins et d'idéation, incluant l'organisation et l'animation des ateliers de
co-création qui ont fait émerger ce concept.
Par la suite, j'ai co-piloté la phase de prototypage (définition des règles d'usage et mise en place de la phase de test) avec le Service des Services aux Publics (SSP).
Le pilotage final de l'implémentation et de la pérennisation du projet a été assuré par le SSP, dont les responsables de bibliothèques.
PROJET
BRUIX : LES ESPACES GROUPES
MISE EN PLACE PROGRESSIVE — 2025
Ce projet fait partie des 3 axes du bruix
ADAPTER
EXPLICITER
À découvrir bientôt !
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contexte du projet
Le projet de l'Espace Groupe est né des étapes initiales du design thinking BRUIX. J'ai piloté la phase d'identification des besoins et d'idéation, incluant l'organisation et l'animation des ateliers de
co-création qui ont fait émerger ce concept.
Par la suite, j'ai co-piloté la phase de prototypage (définition des règles d'usage et mise en place de la phase de test) avec le Service des Services aux Publics (SSP).
Le pilotage final de l'implémentation et de la pérennisation du projet a été assuré par le SSP, dont les responsables de bibliothèques.
CONSTATS
CONSTATS
L'insuffisance d'espaces de travail collaboratif adaptés et la confusion des usages génèrent un double conflit dans la BU, dégradant la tranquillité d'étude et l'efficacité des interventions des agents.
D'une part, le nombre réduit de salles réservables force les groupes de travail (nécessaires pour les travaux universitaires) à s'installer dans les zones calmes. D'autre part, le manque de clarté sur les usages tolérés conduit d'autres usagers à considérer les espaces d'étude comme des zones de pause et d'échanges bruyants, perturbant ainsi de manière chronique l'environnement de travail de la majorité.
avant
BU SCIENCES : de la salle D à l'espace groupes
BU SCIENCES : de la salle D
à l'espace groupes
après
objectifs
Désamorcer le conflit d'usage et réduire le bruit : offrir une zone tampon dédiée au travail collaboratif afin de préserver les espaces d'étude individuelle et d'améliorer significativement le climat sonore général de la BU.
Améliorer l'efficacité opérationnelle des agents : fournir aux personnels un espace alternatif et adapté pour réorienter les groupes bruyants, renforçant ainsi leur capacité à faire respecter le règlement en limitant les tensions avec les usagers.
étapes de conception
Diagnostic & Problématisation
Identification
Enquêtes de terrain pour confirmer la double origine du bruit (groupes + confusion des usages).
Co-création & Idéation
Génération
Ateliers avec les usager ayant mené à l'idée d'un Espace Groupes en libre-accès.
Groupe de travail mené avec des agents inter-services pour définir les règles d’usage de l’espace.
Prototypage & Test Itératif
Validation
Expérimentation d'un mois (signalétique temporaire et règles d'usage) pour mesurer l'impact.
Mise à contribution des agents pour reccueillir les retours usagers grâce à des fiches d’observations.
Pérennisation & Déploiement
Mise en œuvre
Succès du test entraînant la pérennisation par des aménagements durables (mobilier adapté, réorganisation spatiale).
enjeux
Arbitrage de l'espace physique : concevoir un aménagement flexible et optimal dans un espace existant, souvent contraint, tout en garantissant un environnement propice à la collaboration pour des groupes.
Arbitrage de l'espace physique : concevoir un aménagement flexible et optimal dans un espace existant, souvent contraint, tout en garantissant un environnement propice à la collaboration pour des groupes.
Gestion du libre-accès et des flux : mettre en place des conditions d'usage claires et s’assurer que les usagers s’acculturent aux changements.
Gestion du libre-accès et des flux : mettre en place des conditions d'usage claires et s’assurer que les usagers s’acculturent aux changements.
Alignement avec la mission de la BU : s'assurer que le nouvel espace, bien que dédié au groupe, reste perçu comme un lieu de travail sérieux et non comme une zone de loisir.
Alignement avec la mission de la BU : s'assurer que le nouvel espace, bien que dédié au groupe, reste perçu comme un lieu de travail sérieux et non comme une zone de loisir.
spécificités et contraintes par lieu
BU Sciences : formalisation
d'un usage existant
La problématique de bruit à la BU Sciences était généralisée (paliers, sas, escaliers), mais concentrée sur la salle D, déjà informellement identifiée par les usagers pour le travail de groupe.
En contraste, les salles A, B et C conservaient leur vocation calme ou silencieuse. L'expérimentation de l'Espace Groupes a consisté à officialiser et encadrer l'usage bruyant de la salle D, transformant un « débordement » officieux en un service organisé.
Le choix de la salle D a permis de canaliser les flux sans perturber les zones de silence établies.
BU Richter : rééquilibrage des flux et transformation spatiale
À la BU Richter, le bruit provenait principalement du niveau 3B. L'enjeu majeur était de rééquilibrer la fréquentation en orientant les groupes vers le niveau 0B, réputé moins fréquenté.
L'Espace Groupes a été implanté au niveau 0B, dans les Salles Babel et Vie Active. Contrairement à Sciences, cet espace était auparavant majoritairement dédié au travail individuel et calme.
L'expérimentation a donc impliqué une transformation explicite de l'usage initial de l'espace, visant à préserver la sérénité du niveau 3B et des étages supérieurs.
Focus sur la BU Sciences :
Transformer l'Usage Officieux
Problème Spatial et Conflit
La BU Sciences est répartie sur deux plateaux ouverts (Palier 0 : Salle A - Silence, Salle B ; Palier 1 : Salle C, Salle D).
Conflit d'usage : La Salle D était déjà officieusement identifiée comme le lieu de travail en groupe.
Conséquence : Les étudiants en mathématiques, dont les collections principales se trouvaient en Salle D, étaient fortement désavantagés par le bruit, certains désertant la BU.
Enjeu : Transformer un usage conflictuel non régulé en un service officiel.
Solution et mise en œuvre (aménagement et fonctionnement)
Face à ce constat, la décision a été prise d'officialiser la Salle D comme Espace Groupes (plutôt que de choisir le RDC) en menant plusieurs actions coordonnées :
Réaménagement des Collections : le Service des Collections a procédé à une épuration massive en déplaçant les collections spécifiques (celles des mathématiques) vers des zones calmes. La Salle D abrite désormais seulement les collections « secondaires », non prioritaires pour un cursus spécifique.
Rafraîchissement et mobilier : la salle a bénéficié d'un rafraîchissement (sol et peintures) et d'un réaménagement complet. Achat de mobilier adapté pour accueillir des groupes de deux, quatre et six personnes.
Suppression des sources de bruit : les espaces Détente du Palier 1 ont été supprimés car ils généraient des nuisances sonores non maîtrisées.
SOUTIEN OPÉrationel et médiation
L'organisation interne a été ajustée pour garantir la réussite du nouvel espace :
Banque d'accueil révisée : l'ancienne banque d'accueil du Palier 1 a été remaniée et déplacée près de l'entrée pour permettre une intervention de l'agent plus rapide en cas de bruit.
Emploi posté pérennisé : un nouvel emploi posté a été créé et pérennisé au Palier 1 pour accompagner l'usage de groupe et assurer une médiation active.
Focus sur la BU RICHTER :
Rééquilibrer les Flux, Pacifier les Usages
Focus sur la BU RICHTER :
Rééquilibrer les Flux,
Pacifier les Usages
Problème Spatial et Conflit
La BU Richter, caractérisée par une forte capacité d'accueil (1300 places) et des plateaux ouverts sur quatre niveaux, a vu émerger une problématique majeure d'occupation de l'espace. De plus, son architecture en plateaux ouverts (sur 4 niveaux) favorise la propagation du bruit.
Conflit d'usage : Le 3B (collections Économie et Gestion) était investi officieusement comme espace de travail en groupe. Cette situation créait une opposition directe entre le besoin impératif de collaboration (pour certains cursus) et la nécessité de calme absolu (pour les étudiants comme ceux de Droit).
Conséquence : le travail de groupe générait des nuisances sonores importantes qui se propageaient vers le plateau inférieur (2B), impactant négativement la concentration des usagers. L'usage non régulé entraînait des tensions significatives et des conflits récurrents entre les usagers et les agents, nécessitant une intervention fréquente du personnel.
Enjeu : Décongestionner la zone sensible du 3B en créant une solution adaptée ; Résoudre les conflits et rétablir un environnement de travail serein, en transformant un usage spontané et problématique en un service officiel et régulé.
Solution et mise en œuvre (aménagement et fonctionnement)
Le RDC de la BU étant moins utilisé, une stratégie de délocalisation a été mise en œuvre pour pacifier le 3B :
Nouvelle localisation : l'Espace Groupes a été officiellement installé au RDC, dans l’ancienne salle Babbel/Vie Active. Le choix s'est porté sur cet espace, car il est naturellement plus clos et proche des services annexes (cafétéria), permettant l'isolement du bruit. De plus, il accueille des collections « secondaires » (orientation professionnelle), minimisant l'impact sur les collections principales et ne nécessitant pas de réaménagement des collections.
Modifier l'attachement des usagers : le 3B est un étage prisé pour sa lumière naturelle et sa vue imprenable, le RDC est moins investi par les usagers.
Défi supplémentaire : contrairement à la BU Sciences, la BU Richter a bénéficié d’une refonte de sa signalétique directionnelle récente. Le nouvel espace devait pouvoir s’intégrer sans occasionner trop de bouleversements sur les supports existants.
SOUTIEN OPÉrationel et médiation
Pour garantir l'adoption du nouvel espace et la résolution des conflits au 3B, une action humaine soutenue a été essentielle :
Travail de médiation intense : les agents ont mené un effort de médiation considérable pour accompagner et réorienter activement les usagers vers le nouvel espace au RDC.
Accompagnement du changement : ce rôle d'accompagnement a été crucial pour modifier l'habitude et garantir la légitimité de la nouvelle organisation spatiale.
expérimentation (avril 2025)
Déploiement des Salles de Travail Partagé (Espaces Groupes) sur le mois d’avril 2025 (BU Sciences et Richter)
L’espace est en libre-accès avec un affichage des comportements attendus (réalisé par le bureau Évènement et Communication), en support de la médiation réalisée par les agents. L’expérience et les retours usagers sont évalués quotidiennement par les agents à l’aide de fiches pré-remplies.
outils & organisation
Choix volontaire d’une période de haute fréquentation.
Analyse et relevés sonométriques en amont du lancement puis 2 fois par jour.
Élaboration d’un fichier d’éléments de langage à exploiter selon les situations rencontrées, à destination des agents.
Réorganisation des plannings d’accueil et ajout d’un emploi posté en BU Sciences pour garantir une médiation optimale vers les usagers.
Récolte des retours usagers par voies multiples : questionnaire en ligne Lime Survey, grilles d’entretiens, cahier d’observations, etc.
résultats de l’expérimentation
Pertinence du service confirmée : le concept de Salle de Travail Partagé (renommé par la suite Espace Groupes) a été globalement bien accueilli, validant son intégration durable à l'offre.
Pertinence du service confirmée : le concept de Salle de Travail Partagé (renommé par la suite Espace Groupes) a été globalement bien accueilli, validant son intégration durable à l'offre.
Effet paradoxal sur l'acoustique : le fait d'autoriser la parole a eu tendance à entraîner une accalmie dans l'Espace Groupes, dont le niveau sonore s'est révélé inférieur aux débordements antérieurs.
Effet paradoxal sur l'acoustique : le fait d'autoriser la parole a eu tendance à entraîner une accalmie dans l'Espace Groupes, dont le niveau sonore s'est révélé inférieur aux débordements antérieurs.
Division des grands groupes : l'encadrement a provoqué la disparition des groupes de 6 et plus, confirmant la taille idéale des futurs aménagements (2-6 personnes).
Division des grands groupes : l'encadrement a provoqué la disparition des groupes de 6 et plus, confirmant la taille idéale des futurs aménagements (2-6 personnes).
Résistance au changement : l'adoption par certains usagers a été lente, soulignant la nécessité d'une médiation multiforme et durable au-delà de la seule mise à disposition du service (voir l’axe EXPLICITER).
Résistance au changement : l'adoption par certains usagers a été lente, soulignant la nécessité d'une médiation multiforme et durable au-delà de la seule mise à disposition du service (voir l’axe EXPLICITER).
Défis de la médiation interne : l’expérimentation a révélé le besoin de renforcer la formation et la confiance des agents dans leur rôle de médiateur pour assurer l'efficacité à long terme (voir l’axe ACCOMPAGNEMENT).
Défis de la médiation interne : l’expérimentation a révélé le besoin de renforcer la formation et la confiance des agents dans leur rôle de médiateur pour assurer l'efficacité à long terme (voir l’axe ACCOMPAGNEMENT).