PROJET
DU RAPPORT D’ACTIVITÉ ANNUEL DENSE AU SUPPORT DE TRAVAIL CLAIR ET ENGAGEANT
PRINTEMPS 2023
CONTEXTE
Chaque année, le SICD de Toulouse publie un rapport d’activité rassemblant l’ensemble des données de son service. Bien qu’il contienne des informations riches et utiles, il se présentait comme une suite de textes et d’images sans cohérence visuelle.
Conséquence : un document difficile à consulter et peu exploité.
Extraits du rapport d’activité 2021, dans sa version initiale (avant refonte).
DEMANDE INITIALE
Transformer le gabarit du rapport d’activité en un document structuré, ergonomique et facile à consulter.
REFORMULATION
Créer un outil-support de travail commun.
« L’idéal, ce serait qu’en réunion inter-BU, on puisse sortir le rapport et retrouver les grands chiffres en quelques secondes. Mieux encore : qu’on nous l’arrache presque des mains parce que son aspect visuel donne envie de le feuilleter ! »
Catherine, Directrice
POINTS D’ATTENTION
RESTRUCTURER LES CONTENUS
Simplifier et clarifier l’ensemble du rapport grâce à un travail d’épuration, en collaboration avec la direction, pour aboutir à un sommaire et des contenus actualisés et pertinents.
MOBILISER LES CONTRIBUTEURS SUR LA DURÉE
Surmonter la faible attractivité d’une tâche concernant l’élaboration du rapport, souvent perçu négativement et considéré comme non prioritaire.
IMPLIQUER LES DÉPARTEMENTS
Associer tous les départements rattachés au SICD afin de comprendre leurs attentes et produire des contenus adaptés à leurs besoins.
Exemple de fiche synthétique.
INTERVENTIONS ET RÉSULTATS
• Hiérarchisation visuelle pour offrir plusieurs niveaux de lecture selon les besoins ;
• Identité visuelle sobre et engageante — en accord avec l’encrage universitaire — pour encourager la lecture et la consultation régulière ;
• Fiches synthétiques par département, faciles à transporter et à utiliser en contexte professionnel ;
• Double format : accessibilité en ligne (PDF) et distribution papier selon les usages.
« Pour la première fois, notre rapport d’activité est devenu un vrai outil de travail, que l’on utilise en réunion et que l’on partage avec plaisir. C’est clair, attrayant et utile : on sent qu’il a été pensé pour nous, et ça change tout. »
Olivier, Ingénieur d’études
ÉTAPES DE TRAVAIL
1
Réunion avec la direction pour préciser les attentes et reformuler les enjeux.
2
Consultation des départements rattachés pour identifier leurs besoins (réunions et points express).
3
Épuration et restructuration des contenus (menées par les départements).
4
Conception de trois gabarits graphiques.
5
Validation du contenu et des choix relatifs au support avec la direction.
6
Réalisation.
7
Prise en compte des retours utilisateurs et adaptations.
8
Livraison finale.
EXPÉRIENCES ACQUISES
Équilibre entre sobriété institutionnelle et attractivité : dans un contexte universitaire, trouver le juste milieu entre rigueur académique et lisibilité est essentiel.
Transformer les perceptions : créer une dynamique collective capable de dépasser les a priori négatifs et d’encourager l’adhésion.
Importance de la reformuler les demandes : une commande initiale peut cacher un besoin plus profond.
Version numérique du rapport d’activité après refonte.
PROJET
DU RAPPORT D’ACTIVITÉ ANNUEL DENSE AU SUPPORT DE TRAVAIL CLAIR ET ENGAGEANT
PRINTEMPS 2023
CONTEXTE
Chaque année, le SICD de Toulouse publie un rapport d’activité rassemblant l’ensemble des données de son service. Bien qu’il contienne des informations riches et utiles, il se présentait comme une suite de textes et d’images sans cohérence visuelle.
Conséquence : un document difficile à consulter et peu exploité.
Extraits du rapport d’activité 2021, dans sa version initiale (avant refonte).
DEMANDE INITIALE
Transformer le gabarit du rapport d’activité en un document structuré, ergonomique et facile à consulter.
REFORMULATION
Créer un outil-support de travail commun.
« L’idéal, ce serait qu’en réunion inter-BU, on puisse sortir le rapport et retrouver les grands chiffres en quelques secondes. Mieux encore : qu’on nous l’arrache presque des mains parce que son aspect visuel donne envie de le feuilleter ! »
Catherine, Directrice
POINTS D’ATTENTION
RESTRUCTURER LES CONTENUS
Simplifier et clarifier l’ensemble du rapport grâce à un travail d’épuration, en collaboration avec la direction, pour aboutir à un sommaire et des contenus actualisés et pertinents.
MOBILISER LES CONTRIBUTEURS SUR LA DURÉE
Surmonter la faible attractivité d’une tâche concernant l’élaboration du rapport, souvent perçu négativement et considéré comme non prioritaire.
IMPLIQUER LES DÉPARTEMENTS
Associer tous les départements rattachés au SICD afin de comprendre leurs attentes et produire des contenus adaptés à leurs besoins.
Exemple de fiche synthétique.
INTERVENTIONS ET RÉSULTATS
• Hiérarchisation visuelle pour offrir plusieurs niveaux de lecture selon les besoins ;
• Identité visuelle sobre et engageante — en accord avec l’encrage universitaire — pour encourager la lecture et la consultation régulière ;
• Fiches synthétiques par département, faciles à transporter et à utiliser en contexte professionnel ;
• Double format : accessibilité en ligne (PDF) et distribution papier selon les usages.
« Pour la première fois, notre rapport d’activité est devenu un vrai outil de travail, que l’on utilise en réunion et que l’on partage avec plaisir. C’est clair, attrayant et utile : on sent qu’il a été pensé pour nous, et ça change tout. »
Olivier, Ingénieur d’études
ÉTAPES DE TRAVAIL
1
Réunion avec la direction pour préciser les attentes et reformuler les enjeux.
2
Consultation des départements rattachés pour identifier leurs besoins (réunions et points express).
3
Épuration et restructuration des contenus (menées par les départements).
4
Conception de trois gabarits graphiques.
5
Validation du contenu et des choix relatifs au support avec la direction.
6
Réalisation.
7
Prise en compte des retours utilisateurs et adaptations.
8
Livraison finale.
EXPÉRIENCES ACQUISES
Équilibre entre sobriété institutionnelle et attractivité : dans un contexte universitaire, trouver le juste milieu entre rigueur académique et lisibilité est essentiel.
Transformer les perceptions : créer une dynamique collective capable de dépasser les a priori négatifs et d’encourager l’adhésion.
Importance de la reformuler les demandes : une commande initiale peut cacher un besoin plus profond.
Version numérique du rapport d’activité après refonte.
PROJET
DU RAPPORT D’ACTIVITÉ ANNUEL DENSE AU SUPPORT DE TRAVAIL CLAIR ET ENGAGEANT
PRINTEMPS 2023
CONTEXTE
Chaque année, le SICD de Toulouse publie un rapport d’activité rassemblant l’ensemble des données de son service. Bien qu’il contienne des informations riches et utiles, il se présentait comme une suite de textes et d’images sans cohérence visuelle.
Conséquence : un document difficile à consulter et peu exploité.
Extraits du rapport d’activité 2021, dans sa version initiale (avant refonte).
DEMANDE INITIALE
Transformer le gabarit du rapport d’activité en un document structuré, ergonomique et facile à consulter.
REFORMULATION
Créer un outil-support de travail commun.
« L’idéal, ce serait qu’en réunion inter-BU, on puisse sortir le rapport et retrouver les grands chiffres en quelques secondes. Mieux encore : qu’on nous l’arrache presque des mains parce que son aspect visuel donne envie de le feuilleter ! »
Catherine, Directrice
POINTS D’ATTENTION
RESTRUCTURER LES CONTENUS
Simplifier et clarifier l’ensemble du rapport grâce à un travail d’épuration, en collaboration avec la direction, pour aboutir à un sommaire et des contenus actualisés et pertinents.
MOBILISER LES CONTRIBUTEURS SUR LA DURÉE
Surmonter la faible attractivité d’une tâche concernant l’élaboration du rapport, souvent perçu négativement et considéré comme non prioritaire.
IMPLIQUER LES DÉPARTEMENTS
Associer tous les départements rattachés au SICD afin de comprendre leurs attentes et produire des contenus adaptés à leurs besoins.
Exemple de fiche synthétique.
INTERVENTIONS ET RÉSULTATS
• Hiérarchisation visuelle pour offrir plusieurs niveaux de lecture selon les besoins ;
• Identité visuelle sobre et engageante — en accord avec l’encrage universitaire — pour encourager la lecture et la consultation régulière ;
• Fiches synthétiques par département, faciles à transporter et à utiliser en contexte professionnel ;
• Double format : accessibilité en ligne (PDF) et distribution papier selon les usages.
ÉTAPES DE TRAVAIL
1
Réunion avec la direction pour préciser les attentes et reformuler les enjeux.
2
Consultation des départements rattachés pour identifier leurs besoins (réunions et points express).
3
Épuration et restructuration des contenus (menées par les départements).
4
Conception de trois gabarits graphiques.
5
Validation du contenu et des choix relatifs au support avec la direction.
6
Réalisation.
7
Prise en compte des retours utilisateurs et adaptations.
8
Livraison finale.
EXPÉRIENCES ACQUISES
Équilibre entre sobriété institutionnelle et attractivité : dans un contexte universitaire, trouver le juste milieu entre rigueur académique et lisibilité est essentiel.
Transformer les perceptions : créer une dynamique collective capable de dépasser les a priori négatifs et d’encourager l’adhésion.
Importance de la reformuler les demandes : une commande initiale peut cacher un besoin plus profond.
« Pour la première fois, notre rapport d’activité est devenu un vrai outil de travail, que l’on utilise en réunion et que l’on partage avec plaisir. C’est clair, attrayant et utile : on sent qu’il a été pensé pour nous, et ça change tout. »
Olivier, Ingénieur d’études
Version numérique du rapport d’activité après refonte.